课程摘要

本文是常用公文写作系列的第一课，主要讲解了会议纪要的概述、分类、写作要求和注意事项。会议纪要是党政机关、社会团体和企事业单位常用的公文，用于记载和反映会议情况和议定事项，具有指导工作、解决问题和交流经验的功能。其写作要求包括要言不烦、真实准确、精炼概括和清楚明白。会议纪要的内容结构包括标题、正文和文尾三部分，正文又分为开头、主体和结尾。写作时需注意求快、求准、求实、求全，并运用二八法则把握重点。此外，还介绍了会议纪要的五种常用写法及其特点，以及写作的步骤和要点，包括做好会议记录、选择布局、处理层级结构和利用信息化手段等。

分段知识点总结

常用公文写作讲解系列第一课：会议纪要撰写学习笔记

一、会议纪要概述与分类

1.1 基本定义

会议纪要是党政军机关、社会团体、企事业单位用于记载反映会议情况和议定事项的公文文体，主要功能包括贯彻落实会议精神、指导工作、解决问题、交流经验以及传达会议信息。其名称由”纪要”二字构成，“纪”指纪录，“要”指要点，是在会议记录基础上围绕主题整理形成的概要性文字材料，需完整反映会议基本情况、成果和议定事项。

该文体具有多向行文特征：可向上级机关呈报以便获得工作指导，可向同级机关发送以获取支持配合，也可向下级机关传达会议精神要求贯彻执行。实际工作中通常印发至与会单位，视情况抄送相关单位。

1.2 类型划分

根据会议性质与用途可分为三类：

决议性会议纪要重点记载重要决策事项，作为传达精神和部署工作的依据，对后续工作具有直接指导作用。常见于机关领导办公会、工作例会及专项工作会议。

协议性会议纪要记录双边或多边会议达成的协议内容，对协议各方后续工作具有约束力。主要用于多部门协调会和跨单位联席办公会。

研讨性会议纪要记载经验交流会、专业会议及学术研讨会的不同观点，如实反映各方意见。常见于职能部门和科研机构召开的技术性会议，通常不具备强制约束力。

二、会议纪要的核心要求与写作特点

2.1 总体要求

核心要求体现为”要言不烦”，源自《三国志》典故强调关键言说不可繁琐。具体要求包括：

内容真实准确：如实反映会议情况，不允许主观增减或篡改内容

语言简明扼要：用短句清晰表达，避免冗长繁琐和会议记录缩略版倾向

界定清晰明确：对责任划分、经费额度、完成时限等敏感信息需精准表述

格式规范完整：包含议题背景、时间地点、出席人员、议定事项等基本要素

2.2 文体特点

真实性原则：严格依据会议实际内容记录，禁止演绎推理和主观编造。对意见分歧难以统一的讨论内容，除非研讨性会议需要记录各方观点外，一般不予记载。

精炼性原则：对会议材料进行筛选提炼，实现脉络清晰与层次分明。要求将口头语转化为书面语，结论性文字力求明确。

明确性原则：确保结论性文字无歧义，对分歧意见需恰当取舍。涉及政策推行时需通俗易懂，典型如商鞅变法”废井田，开阡陌，奖励军功”等成功案例。

约束性原则：经签发加盖公章后具有行政效力，须按要求贯彻执行。其约束力虽不及决议文件，但优于普通事务文书。

三、会议纪要内容结构与规范格式

3.1 标准构成要素

完整包含三部分：

标题

常见形式：会议名称+纪要（例：全国农村工作会议纪要）

规范形式：发文机关+议题+纪要（例：国务院关于加强金融市场监管工作会议纪要）

复合形式：主标题+副标题（例：加强素质教育势在必行——XX市教育工作研讨会纪要）

正文

开头：简述会议名称、时间、地点、主持人、出席人员、议程等基本情况，过渡句常用”现将会议主要精神纪要如下”。列项式和概述式两种写法分别适用于例会与综合性会议。

主体：核心部分包含会议研究问题、讨论意见、决定事项及落实措施，需按逻辑层次清晰呈现。工作例会纪要需说明议定事项意义，专业会议纪要需包含经验做法。

结尾：补充背景信息、提出贯彻要求或进行会议评价。可添加号召性语言或对未决议题的说明。

文尾注明印发机关、签发人、成文日期、发送单位等信息，通常不设附件。印发范围一般限定与会单位，特殊情况下抄送有关单位。

3.2 五种常用写作方法

条款罗列式用序列号逐条说明议定事项，适用于工作部署会和协调会。如专项工作会议将整改措施分解为”①…②…③…“的结构。

集中概述式整体阐述小型会议核心内容，适用于单一议题且意见统一的情况。其特点为篇幅短小，贯彻要求明确。

分项综合式按逻辑关系划分若干部分，适用于复杂工作会议和经验交流会。典型结构包括”现状分析→目标任务→政策措施”的递进式框架。

整理提炼式精选典型发言提炼要点，适用于需反映不同意见的座谈会。保留发言人核心观点，删除重复冗余内容。

发言摘记式按发言顺序记录主要观点，标注发言人姓名职务，适用于学术研讨会。需对原始记录进行剪裁加工，突出主题主线。

四、会议纪要写作方法与实操要点

4.1 四字诀窍

求快：强调时效性，重要会议当日完成，常规会议3-5天印发。时效性影响决策执行效果。

求准：确保内容用语准确无误，禁止主观篡改。对存疑内容需向汇报部门核实。

求实：全面如实记录会议内容，保持文字平实。避免加入个人见解和评论。

求全：避免漏项，按议题重要程度分类排列。重要程度排序参考会议议程和领导重视程度。

4.2 二八法则应用

程序侧重：重点抓讨论总结阶段，淡化情况介绍。会议核心决策多产生于总结环节。

议题聚焦：突出核心议题，过滤次要内容。多议题会议需区分主次事项。

人员权重：优先记录主持人及高阶领导观点。领导总结发言具有决策指导性。

4.3 五项关键技能

语境理解：准确领会参会者话外之音。需熟悉单位决策传统和领导风格。

语言转换：将口语转化为规范公文用语。如将”这个事得抓紧办”转换为”会议要求限期完成整改”。

材料引用：直接使用会议材料和领导讲话提纲。对通过议题可直接引用请示事项作为决定内容。

文字加工：提升理论功底进行二次创作。重点加工逻辑结构和表述方式。

流程报批：初稿需征求相关部门意见后逐级审批。涉密内容需严格控制传阅范围。

五、会议纪要撰写标准化流程

5.1 前期准备

会前研读议题，查阅背景资料，把握会议主旨。特别关注历史会议决议和相关政策文件。

会上专注记录，重点标注决定事项和总结性发言。使用”△“符号标记关键结论。

5.2 中期撰写

布局选择

单一议题采用概括式，如年度工作总结会议

多议题采用条款式分项陈述，如党委常委会涉及人事、财务、项目等多议题

层级划分主体部分按”会议精神→会议成果→会议要求”递进式架构。典型用语包括：

会议精神：“会议认为…”“会议强调…”

会议成果：“会议决定…”“会议明确了…”

会议要求：“各责任单位须…”“会议强调要…”

5.3 后期处理

意见征求：向汇报部门和涉事单位核实存疑内容。对专业术语需请技术部门确认。

存档管理：保存领导签批的最终版本。建立电子档案库按年度分类存储。

信息保密：涉密纪要限定传播范围和方式。纸质文件编号登记，电子文档加密传输。

六、配套实务建议

6.1 记录技巧

建立个人速记符号系统提升效率。如用”→“表示工作流程，”#“标注待办事项。

合理使用录音设备辅助记录。但需注意设备电量存储，会后及时整理。

6.2 特殊情况处理

代理纪要：通过录音回放和在场人员核实补全信息。需标注”根据录音整理”字样。

督办衔接：将纪要任务转化为待办事项清单。明确责任部门、完成标准和时限。

6.3 常见误区规避

避免将纪要写成会议记录缩略版。重点删除重复讨论和非主流意见。

杜绝照相式记录所有发言。对明显错误的观点应予过滤。

防止重要信息模糊表述造成执行困难。量化标准如”11月底前完成率100%“。

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